M-Files

M-files

Digitaal documentbeheer: weg met stress!

Krijgt u een punthoofd van ontbrekende formulieren, warrige bestelbonnen of papieren administratie in het algemeen? Dan bent u niet alleen. Documenten opzoeken en archiveren is niet zelden dé grote stressfactor op de de werkvloer. Liefst 97% van de ondernemingen ondervindt extra stress door het moeilijk terugvinden van documenten. Tijd dus voor de volgende stap: digitaal document management. Ontdek M-Files, de geavanceerde softwareoplossing voor efficiënt digitaal documentbeheer.

Beter teamwork door document management

Werkt u met enkele collega’s aan één document? Dankzij de check-outfunctie van M-Files is er geen risico meer op simultane bewerkingen. Andere gebruikers kunnen het document dat wordt bewerkt wel gewoon lezen. Na bewerking wordt het document automatisch terug in de ‘kluis’ geplaatst. De versie-historiek wordt automatisch bijgehouden. Vorige versies van een document blijven beschikbaar en kunnen steeds opgevraagd worden. Zo vermijdt u dataverlies en kunt u elk document traceren volgens kwaliteitsnormen. Dit neemt geen extra ruimte in op uw harde schijf, want enkel fysieke bewerkingen van een document worden bewaard.

Digitalisering van papieren documenten

Zelfs papieren documenten worden gedigitaliseerd in M-Files. Ook de classificatie van het document wordt geautomatiseerd. Dankzij een digitalisering met OCR-scanning (‘optical character recognition’) kunt u ook in deze ingescande documenten zoekopdrachten uitvoeren naar bepaalde inhoud. Rechten van gebruikers of gebruikersgroepen worden makkelijk toegekend per document of documentgroep.

M-files teamwork
Gratis demo van M-Files op uw kantoor?

ZET NU DE STAP NAAR DIGITAL DOCUMENT MANAGEMENT:

✔︎ Drastisch minder papier, hogere efficiëntie en geen verlies van documenten

✔︎ Eén platform voor netwerkmappen, werkstations, e-mail, papieren documenten en databases

✔︎ Geen chaotische situaties of misverstanden meer op de werkvloer

✔︎ Weg met verschillende kopieën en versies van één document

✔︎ Minder tijdverlies, want 16% van de Office-tijd wordt besteed aan zoekwerk

✔︎ Documenten overal beschikbaar via een remote-verbinding

✔︎ Betere uitwisseling van gegevens tussen departementen: 70% wordt opnieuw opgemaakt

Dynamische mappenstructuur met metadata

De documentbeheer- en archiveringsoftware M-files maakt geen gebruik van traditionele, hiërarchische mappen. De mappen worden wél dynamisch opgebouwd volgens de metadata of documenteigenschappen. Deze data bevat gegevens over het document én koppelt het bestand aan de metadata van een contactpersoon, klant, leverancier of project. Deze metadata zorgt er ook voor dat één document bereikbaar is op meerdere manieren: op klantniveau, projectniveau, productniveau, boekjaar…).

Win tijd en geld door document management

Waarom documentbeheer met M-Files?

✔︎ Dynamische weergave

✔︎ Krachtige zoekfunctie en index

✔︎ Controle op documenten

✔︎ Rechten gebaseerd op metadata

✔︎ Mobiele toegang voor smartphones en tablets

✔︎ E-mailarchivering

✔︎ Integratie met Microsoft Windows

✔︎ Webtoegang via externe GUI

✔︎ Snel en mobiel

✔︎ Integratie met Microsoft Office

✔︎ Koppeling met uw ERP