Een perfect gerijpt ERP-systeem voor Châteaux Vini dankzij Sage 100!

Grote plannen voor de toekomst – bij groot- en detailhandelaar in wijnen en geestrijke dranken Châteaux Vini weten ze wat ze willen: groeien. En dan bedoelen ze niet noodzakelijk qua werknemersaantal of qua panden. Maar wél in hun manier van werken. Makkelijker werken, meer gestroomlijnde processen en klaar zijn voor de toekomst - de kerngedachten die ze hadden bij het kiezen voor een aangepast ERP-systeem. Evato hielp hen aan een Sage 100 & Sage BOB-systeem op maat.

Bart Rogiers en Nathalie Van Den Berge van Châteaux Vini

“Ons doel is om verder te groeien. Niet noodzakelijk in personeel, maar wel in de manier waarop we werken … Meer gestroomlijnde en meer op elkaar afgestemde processen - daar gaan we voor!”

Wanneer we zaakvoerder Bart Rogiers en Nathalie Van Den Berge spreken, zitten ze middenin de verhuis van hun bedrijf van Groot-Bijgaarden naar Ternat. Ze kozen ruim een jaar geleden voor Evato als ervaren software-partner om hen te helpen met hun plannen voor de toekomst.

“De keuze voor een software-partner die ons mee zou klaarstomen voor de toekomst bij Châteaux Vini, was snel gemaakt”, zegt Bart. “Al keken we naar andere leveranciers - we vonden onze gading nergens. Evato ként ons echt al jaren - dat schept een vertrouwensband die je niet snel hebt met een ander bedrijf. Goede wijn behoeft geen krans!”

Sage 100 als één overzichtelijk ERP-systeem

Nathalie stemt daarmee in.“Voor we met het huidige Sage 100 ERP-pakket aan de slag gingen, werkten we met Sage DBFACT. Dat is de voorloper van Sage 100. Toen DBFACT ‘end of life’ was, hielp Evato ons met de overgang naar een nieuw en futureproof ERP-systeem.

Voor het commercieel beheer, het beheer van onze magazijnen en de sporadische fabricage van wijnpakketten (bv. tijdens de feestdagen), gebruiken we nu Sage 100-software geconfigureerd op maat van ons bedrijf. De boekhouding gebeurt in Sage BOB maar deze is volledig gesynchroniseerd met Sage 100. Ook voor ons kassasysteem werken we met Sage 100, zo zit quasi alles in één systeem.”

ERP-systeem op maat van Châteaux Vini (foto: Nathalie Van Den Berge en Bart Rogiers)

Een ERP-systeem op maat van Châteaux Vini

“De migratie naar het nieuwe systeem verliep vlot, al was het soms best heftig. De data van sommige klanten namen we bijvoorbeeld mee naar ons nieuwe ERP-systeem. En dan kwamen er ook nog nieuwe klanten bij”, zegt Nathalie.
Gelukkig zorgde Evato voor een stelselmatige overgang. Klanten die bijvoorbeeld nog een rekening hadden openstaan, werden opnieuw geboekt. Ook de 1.800 verschillende referenties en artikelen konden na de nodige aanpassingen makkelijk geïmplementeerd worden in het nieuwe systeem.
“Op 2 maanden tijd konden we, dankzij de templates en layouts die Evato voor ons voorzag, volledig overstappen op het nieuwe systeem én het nieuwe systeem onder de knie krijgen”, zegt Nathalie. Daarnaast kregen we constant technische ondersteuning via onze vaste contactpersoon bij Evato.”
“Ook vandaag verloopt het contact met Evato zeer vlot”, stelt Bart. “Stel dat er bijvoorbeeld een probleem is - dan maken we makkelijk een ticket aan en worden we snel geholpen.”

Een voordelig ERP-systeem, klaar voor de toekomst

“Het nieuwe Sage 100 ERP-systeem heeft ons heel wat tijd en moeite bespaard”, besluiten ze. “Zo verloopt de administratie bijvoorbeeld vlotter, is het aangenamer werken dankzij de overzichtelijke schermen, zit er meer logica in het systeem, …

Maar ook de dienst na verkoop is erop vooruitgegaan. Omdat de SQL-databases verbonden werden met Sage 100, is het voor Châteaux Vini super makkelijk om aan rapportering te doen en dashboards te maken. “En willen we zelf layouts maken, of extra teksten toevoegen - kan dit ook snel en eenvoudig”, zegt Nathalie. “Al bij al werken we gewoon een pak meer gestroomlijnd.”

Voorraadbeheer automatiseren

In de toekomst wil Châteaux Vini het systeem alleen nog maar uitbreiden. Ook daar roepen ze de hulp in van Evato om alles zo vlot mogelijk te laten verlopen. “We weten dat we op Evato kunnen rekenen”, zegt Bart.

“We willen meer processen, zoals bv. de automatisatie van onze stock en het scannen van barcodes, gaan automatiseren”, vervolgt hij. “Best een pittig proces - niet elke fles wijn heeft namelijk een barcode. “Samen met Evato gaan we graag op zoek naar een manier om ons voorraadbeheer nog vlotter te laten verlopen in de toekomst!”

Nathalie Van Den Berge en Bart Rogiers

Lees hier onze andere klantenverhalen.

Advies nodig?

Wil jij ook een all-in-one oplossing die jouw bedrijfssoftware integreert? Neem dan zeker contact op met ons.

Interesseert je misschien ook

Electromania
Het succesverhaal van Electromania, met de ruggensteun van Evato
In 2005 al zag Maarten De Cauwer vanuit zijn commerciële job in een multinational het succes van online verkoop van elektronica opwellen. Vooral in de buurlanden dan, nog niet meteen in België. Hierdoor besloot hij als hobby zelf een elektrozaak op te starten, met de focus op online verkoop. Vandaag is Electromania één van de grootste onafhankelijke internetwinkels van België mét toonzaal. Hun website krijgt maandelijks 80.000 unieke bezoekers over de virtuele vloer.

Ontdek deze case

Geert Hofmans van Inter-Minerals
Hoe Inter-Minerals een totaalinzicht in hun logistieke flow kreeg
Inter-Minerals, dat is een onafhankelijk familiebedrijf pur sang. Sinds 1952 is de onderneming actief in de import en export van granulaten, voornamelijk voor de betonindustrie. Door de focus op deze niche groeide ze in de loop der jaren uit tot een bedrijf met 8 gedreven collega’s, waarmee ze meer dan 25 landen wereldwijd bedienen. Van België tot helemaal in Zuid-Korea. Hun granulaten vind je terug in een aantal van ‘s werelds grootste gebouwen en dat allemaal met België als epicentrum.

Ontdek deze case