Zorgwinkel Clinicare groeit snel en heeft ook ambitieuze toekomstplannen. Daarom besliste de onderneming om te investeren in een systeem voor voorraadbeheer en financiële opvolging. Met de hulp van Evato stapte Clinicare over naar Sage 100 waardoor de organisatie nu veel flexibeler en efficiënter kan werken. Zo komt er meer tijd vrij voor klantenservice en verkoop.
Clinicare telt een zestal medewerkers en drie vestigingen, samen goed voor heel diverse activiteiten van zorgwinkel, medische groothandel en thuisverpleging tot bloedafname centra en een schoenenwinkel. De financiële opvolging en het voorraadbeheer zijn dan ook behoorlijk complex. Na de overname van Medio Plus, dat al ondersteuning kreeg van Evato voor zijn Sage ERP-software, koos de hele organisatie voor dezelfde technologie en software partner. De overgenomen Antwerpse tak werkte eerste nog met een lokaal draaiend ERP-pakket van Sage, maar Clinicare besliste om voor een cloudstrategie te gaan. Daarbij hielp Evato om alle vestigingen over te schakelen naar Sage 100.
Snel systeem voor complex voorraadbeheer
“We waren al een tijdje op zoek naar een nieuw ERP-systeem”, vertelt Elke Vijts, zaakvoerder van Clinicare. “Toen we ons oude pakket vergeleken met dat van Sage, zagen we een opmerkelijk verschil: het is veel accurater en sneller, en het kan de complexiteit van ons voorraadbeheer probleemloos aan. Bovendien was iedereen erg tevreden over de service van Evato. Daarom hebben we beslist om voor alle vestigingen te werken met de ERP-software van Sage, ondersteund door Evato.”
“Doordat we meerdere vestigingen hebben en heel veel verschillende producten, zijn er weinig ERP-systemen die op al onze noden een antwoord kunnen bieden”, legt Elke Vijt uit. “Zo wilden we het nieuwe systeem ook koppelen met ons bestaande boekhoudpakket. Met Sage 100 was dat geen probleem. Evato heeft ervoor gezorgd dat alles naadloos met elkaar geïntegreerd is. Daardoor werken we nu binnen dezelfde omgeving om alle interne processen op te volgen. Kassasysteem, stockbeheer, facturatie en alle financiële processen – onze hele business draait nu op de nieuwe cloud software.”
Tijdwinst dankzij gestroomlijnde processen
Clinicare ziet grote voordelen in de gecentraliseerde aanpak. Elke Vijts: “Er moet niets meer lokaal draaien en iedereen krijgt toegang tot dezelfde, up-to-date informatie. Vroeger moesten medewerkers in de ene vestiging vaak naar collega’s in een andere locatie bellen om de voorraad te checken, maar dat is nu niet langer nodig. Uiteraard levert dat een mooie tijdwinst op. Alle processen zijn veel meer gestroomlijnd en de informatie is zeer overzichtelijk beschikbaar. Door de koppeling met het boekhoudsysteem verloopt de opvolging van offerte tot factuur ook veel sneller en efficiënter. We besteden dus minder tijd aan administratie zodat we meer tijd investeren in onze verkoop en de opvolging van klanten.”
Minder risico op vergissingen
Ook de klanten hebben onrechtstreeks baat bij de automatisering bij Clinicare. “Ze krijgen een heel duidelijke, nauwkeurige factuur en alles verloopt digitaal zodat er veel minder risico is op fouten”, legt Elke Vijt uit. “Een grote verbetering in vergelijking met vroeger: ons oude systeem vroeg veel meer tussenstappen en liep ook soms vast. Daardoor kregen klanten soms een betalingsherinnering terwijl ze de factuur wel betaald hadden.”
Aanpassingen op maat
Over de overstap naar Sage 100 en de begeleiding door Evato heeft Elke Vijts niets dan lof. “We moesten zelf alleen onze wensen aan Evato overbrengen en daarna hebben zij alles in handen genomen”, zegt ze. “De omschakeling is zonder enige hinder of onderbrekingen verlopen. Nochtans was het een ingewikkeld project, maar Evato heeft telkens actief meegezocht naar oplossingen. Ze hebben heel wat op maat van onze noden aangepast zodat het systeem nu precies biedt wat we nodig hebben. Bovendien werkten ze actief samen met onze IT-partner. De gebruikers hebben van Evato een opleiding gekregen maar de software blijkt zeer gebruiksvriendelijk. Kleine wijzigingen, zoals leveranciers toevoegen, kunnen we gemakkelijk zelf uitvoeren. Als we nog vragen hebben of er zijn structurele aanpassingen nodig, kunnen we altijd rekenen op de service van Evato. We krijgen telkens meteen iemand aan de lijn en ze helpen ons razendsnel.”
Flexibele groeimogelijkheden
Voor Clinicare is de nieuwe ERP-omgeving duidelijk een strategische zet. “Aangezien we via de cloud werken, zijn we nu veel flexibeler. Zo kunnen we op afstand inloggen van thuis uit of bij een klant. We zijn dus niet afhankelijk van een bepaalde locatie om te kunnen werken of informatie te raadplegen. Ook wanneer we nieuwe filialen openen, kunnen we die heel eenvoudig laten aansluiten op onze ERP-omgeving. Dit project was dus echt een investering in de toekomst van ons bedrijf”, besluit Elke Vijt.
www.clinicare.be
